Cahier des charges site internet
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Le cahier des charges élément capital

Les entreprises ont majoritairement compris l’importance capitale de disposer d’un site internet. Mais la création et le développement de cet outil de visibilité dépendent essentiellement des données renseignées dans le cahier des charges. Il s’agit d’un document non juridique mais formel et incontournable. Toutes les informations afférentes à l’entreprise ainsi que les spécificités de ses besoins doivent impérativement y figurer.

Quelle est l’utilité du cahier des charges ?

Chaque site internet se doit d’être unique. Sa conception, sa maintenance ou sa refonte devront donc se faire sur mesure. Le cahier des charges vise à déterminer les objectifs spécifiques que les entreprises souhaitent atteindre grâce à leur présence sur le web. Ce document détaillera les aspects techniques et fonctionnels, sans oublier l’aspect esthétique de chaque projet. Pour optimiser un site web, il est indispensable de se poser les bonnes questions. Celles-ci figurent sur le document d’expression des besoins de l’entreprise. En d’autres termes, le cahier des charges servira de guideline au prestataire.

La question qui appelle la réponse la plus urgente est alors : comment faire un cahier des charges pour un site web ?

Bien rédiger le cahier des charges d’un site web

La qualité des propositions dépend de celle du cahier des charges de site internet soumis aux prestataires. Dans la forme, le document doit compter un minimum de 15 pages sans toutefois aller au-delà de 25 pages. La rédaction revient au client puisqu’il devra fixer les obligations du prestataire. Les termes utilisés devront être aussi clairs que possible pour que les différents agences web contactées puissent établir une offre adéquate tant au niveau budgétaire que sur l’aspect technique. De ce fait, il sera judicieux de confier la réalisation de ce document à un chef de projet qui travaillera en étroite collaboration avec les divers services concernés. L’approbation du conseiller juridique de l’entreprise peut être utile avant soumission de l’appel d’offres. C’est un moyen de sécuriser le projet au maximum.

Formulaire cahier des charges site web

Le contenu

Il existe plusieurs modèles aidant à la réalisation du cahier des charges d’un site web. Mais dans l’ensemble, le document devra être correctement structuré et détaillé point par point. Voici un exemple de cahier des charges site web.

Présentation générale du projet

Présentation de l’entreprise : date de création, nature des activités, chiffre d’affaires… Il faudra également les enjeux du site web par rapport au développement de l’entreprise. Les statistiques de performances et données similaires devront être mentionnées dans le cadre d’une refonte.

Objectifs du site web : est-ce qu’il s’agit d’une vitrine commerciale, d’une page de présentation des activités, d’un logiciel spécifique, etc.

Cible à atteindre : particuliers ou professionnels ? Il serait judicieux de stipuler les centres d’intérêt de chaque catégorie de prospects s’il y en a plusieurs. Ce qui permettra de hiérarchiser le contenu et de segmenter le projet avec une stratégie adéquate.

Spécificités du projet : dans cette partie, il faut mentionner si le site web doit être multilingue. Dans ce cas, les langues concernées devront être précisées. C’est également la section du cahier des charges mentionnant la compatibilité mobile ou non.

Présentation de l’existant : il s’agit ici de détailler un site web qui nécessite une refonte. On évoque l’hébergement, le nom de domaine, les ressources disponibles (graphiques, logos, etc.).

L’intégration d’un diagramme est vivement conseillée. Au centre, il faut inscrire le produit/service à mettre en valeur. Les fonctions principales et différentes contraintes seront ensuite articulées autour de cet élément. Il faudra hiérarchiser ces contraintes en utilisant un système simple de type Type1, Type2… pour les nommer. Un tableau peut également être utile à condition que les informations soient explicites.

Le design

C’est une partie qui traite essentiellement le graphisme ainsi que l’ergonomie souhaitée pour la page. Deux points primordiaux doivent être soulevés :

La charte graphique : l’entreprise a le choix entre utiliser une charte graphique existante ou en établir une nouvelle. Les questions types sont :
– Quelles sont les couleurs à utiliser ?
– Quelles polices ? (mettre d’autres sites web en référence pourrait aider)
– Existent-ils des éléments visuels et graphiques à privilégier ?

Le design : c’est une question d’esthétisme et d’ergonomie. Un design auto-adaptatif permettra au site de s’adapter automatiquement à l’écran de l’internaute. Il faudra aussi établir des consignes concernant l’ambiance générale.

Les maquettes : ce n’est pas obligatoire, mais une ou plusieurs maquettes graphiques pourront illustrer les idées qu’une entreprise se fait de son futur site internet. Ces maquettes peuvent être dessinées à main levée ou décrites aussi précisément que possible. Par exemple, l’entreprise peut établir une maquette pour les formulaires à intégrer sur le site, pour la présentation de ses activités, de ses produits ou de ses services.

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L’aspect technique

Cette rubrique abordera les technologies et le contenu.

Les fonctionnalités : dans le cas d’un e-commerce, mentionner les services fournis (mode de paiement et de livraison, espace client, etc.). C’est également la partie où il faut préciser si des liens internes sont à intégrer et si les internautes peuvent s’inscrire à une newsletter.

Le contenu : textes, images, vidéos, contenus téléchargeables, etc. Il serait avisé de préciser les besoins en matière de création et modification des divers contenus. Le SEO peut également être abordé dans cette partie.

Description des prestations

Ce sont les informations qui permettront aux prestataires d’ajuster leur proposition financière. L’entreprise doit donc élaborer une liste de ses attentes : création, développement du site internet, intégration des divers contenus, création du design, maintenances du site et mises à jour, formations pour administrer les différentes pages, etc.
Dans cette rubrique, il est également conseillé de définir un planning pour chaque étape du projet. Ce sont les dates limites pour la réception des offres de candidature, les délais intermédiaires pour chaque étape ou encore les deadlines pour la livraison du projet final.

Engagement de l’entreprise

Le client est en mesure d’exercer un droit de regard sur l’évolution du projet. Il devra donc stipuler la méthodologie de suivi qu’il prévoit d’appliquer dans son cahier de charge. Ainsi, il pourra déterminer les étapes auxquelles il souhaite avoir accès. Le rôle de l’entreprise sera notamment de valider les différentes maquettes et de communiquer les codes d’accès au prestataire pour qu’il puisse exploiter les data essentielles.
D’autres points pourront être développés dans le cahier de charge qui sera alors plus ou moins long. L’essentiel est d’exposer le problème, de mentionner les besoins fonctionnels et de mettre les prestataires sur une piste qui les aidera à concevoir un site web sur mesure.

Le CDC pour un site internet dynamique

Les sites web dits « dynamiques » sont ceux qui ont besoin d’être régulièrement mis à jour. L’administration est de ce fait assurée par plusieurs personnes disposant d’un niveau d’accès similaire ou non. L’interface du site devra donc être intuitive et simplifiée au maximum. La rédaction du cahier de charge se fera de la même façon que pour un site statique. Ce qui inclut les activités de l’entreprise, la liste de ce que le site web pourra faire, etc… Des informations complémentaires sont toutefois requises.

Prenons le cas concret d’un forum. Le cahier des charges d’un site internet devra stipuler si les sujets peuvent être supprimés ou non. Mais en plus, il faudra préciser la manière dont cette suppression sera effectuée. L’entreprise ne devra pas offrir la solution au prestataire bien qu’il soit important d’orienter les réponses. Voici quelques exemples de questions à poser dans le cahier de charge d’une page dynamique.

– L’utilisateur pourra-t-il modifier le titre d’un sujet ?
– Pour accéder à sa demande, devra-t-il utiliser un menu déroulant, cliquer sur un lien ou quel autre moyen peut être utilisé ?

Les étapes nécessaires à l’inscription d’un nouveau membre sur un forum seront également stipulées dans le cahier de charges. On peut mentionner le nombre de caractères requis pour le pseudo et le mot de passe ; demander à ce que la confirmation de l’inscription se fasse en cliquant sur l’url envoyée à une adresse e-mail valide, etc.
Aussi importants que soient les détails dans l’élaboration d’un cahier de charges, il est déconseillé de donner des solutions de codage. Par exemple, si un utilisateur doit être redirigé vers la page d’accueil ou l’index du forum après avoir validé son post, il ne faut pas mentionner la façon dont cette redirection se fera.

Pour conclure

Une entreprise qui sait comment rédiger un cahier des charges qualitatif aura tous les atouts en main pour que son projet aboutisse avec brio. En cas de doute, la rédaction peut être confiée à un rédacteur externe qui maîtrise les rouages du cahier de charge. Ce rédacteur pourra également apporter son point de vue, indépendamment des prestataires et de l’entreprise. Contacter une Web Agency est devenu de plus en plus fréquent. Ce qui peut entraîner certaines confusions même si l’entreprise est libre de valider ou réfuter les informations stipulées par l’agence. De ce fait, une rédaction en interne garantira que la création, la maintenance, la refonte du site web soit réellement à l’image de l’entreprise.

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